Featured Video

10 Fitur Tersembunyi dari Microsoft Outlook Yang Jarang Digunakan

Jika Anda menggunakan Outlook, Anda sudah tahu itu adalah program yang berguna untuk mengelola email Anda dan menyertakan banyak fitur hebat. Hari ini kita akan membahas beberapa fitur Outlook yang kurang dikenal yang dapat membantu meningkatkan alur kerja Anda.

1. Mengubah Jumlah Baris di Pratinjau Pesan

Outlook menampilkan pratinjau setiap pesan dalam daftar pesan email. Ini termasuk secara default pengirim dan baris subjek dari baris pertama, dan kemudian satu baris isi pesan email di bawah ini.


Anda dapat mengubah jumlah baris pesan yang ditampilkan dalam daftar pesan.

Buka tab View dan klik tombol Message Preview. Kemudian, pilih 1 Line (default), 2 Lines, atau 3 Lines. Atau pilih Off jika Anda tidak ingin ada pesan email yang ditampilkan dalam daftar.

Anda akan ditanya apakah Anda ingin menerapkan pengaturan ini hanya This folder atau All mailboxes.

Jumlah baris yang Anda pilih tidak termasuk pengirim dan baris subjek. Jadi, jika Anda memilih 2 baris, Anda akan melihat tiga baris secara total: pengirim dan subjek pada baris pertama, lalu dua baris badan pesan email di bawah ini.

2. Pilih Folder Tampilan saat Menjalankan Outlook

Jika Anda memiliki beberapa akun email di Outlook, Anda dapat memilih kotak masuk akun email mana yang ingin Anda tampilkan secara default saat Anda membuka Outlook. Atau Anda dapat memilih folder lain di samping kotak masuk jika Anda mau.


Buka File > Options dan klik Advanced di panel kiri pada kotak dialog Outlook Options.

Di bagian Outlook start and exit, klik Browse. Pada kotak dialog Select Folder, temukan akun yang Anda inginkan dan pilih Kotak Masuk, atau folder lain tempat Anda ingin memulai Outlook.

3. Membuat Folder Pencarian Outlook


Misalnya, Folder Pencarian Unread Mail menunjukkan semua email Anda yang belum dibaca dalam satu folder, bahkan jika mereka ada di folder yang berbeda di akun email Anda. Pesan-pesan tidak dipindahkan ke Folder Pencarian, mereka hanya ditampilkan di sana. Pesan asli tetap di folder masing-masing.

Untuk membuat Search Folder baru, klik New Search Folder di bagian New pada tab Folder. Pilih template Folder Pencarian yang sudah jadi dari daftar atau pilih Create a custom Search Folder di bawah Custom di bagian bawah daftar.

Jika Anda membuat Folder Pencarian khusus, klik Choose pada kotak dialog New Search Folder.

Lalu, masukkan Nama untuk Folder Pencarian pada kotak dialog Custom Search Folder. Klik Criteria dan tentukan detail pencarian di kotak dialog Search Folder Criteria.

4. Bersihkan Folder Outlook


Fitur Outlook Cleanup Folder menghapus banyak pesan di utas atau folder. Pesan yang redundan adalah pesan sebelumnya dalam diskusi yang juga dikutip sebagai respons. Utas yang panjang dapat diakhiri dengan beberapa salinan pesan sebelumnya yang dikutip dalam setiap respons.

Perintah Clean Up Folder memindahkan pesan yang berlebihan di folder yang dipilih dan subfoldernya ke folder Deleted Items secara default.

Untuk menggunakan perintah ini, klik kanan pada folder yang ingin Anda bersihkan dan pilih Clean Up Folder.

Anda dapat mengatur opsi untuk perintah Clean Up Folder dengan membuka File > Options > Mail > Conversation Clean Up. Pilih folder tujuan pemindahan barang yang Anda inginkan dan aktifkan atau nonaktifkan opsi pembersihan lainnya yang Anda inginkan.

5. Kirim Email Tertunda

Terkadang Anda perlu menulis email tetapi tidak mengirimnya sampai nanti. Fitur Pengiriman Tertunda Outlook memungkinkan Anda melakukan ini dengan mudah.
  1. Pertama, tulis email baru Anda atau balas email. Kemudian, klik Delay Delivery di bagian More Options pada tab Options di jendela pesan.
  2. Di bawah Delivery options, centang kotak Do not deliver before dan pilih tanggal dan waktu.
  3. Pilih opsi lain yang Anda inginkan dan klik Close.
Outlook menyimpan pesan email terjadwal di Outbox keluar Anda sampai dikirim ketika mereka dipindahkan ke folder Sent Anda.

Jika Anda berubah pikiran dan perlu membatalkan pengiriman yang tertunda atau mengubahnya ke tanggal dan waktu yang berbeda, buka Kotak Keluar Anda dan buka pesan emailnya. Klik Delay Delivery pada tab Options lagi dan ubah tanggal dan waktu untuk opsi Do not deliver before atau hapus centang pada kotak untuk menonaktifkan pengiriman tertunda.

6. Gunakan Langkah Cepat

Bagian Quick Steps dari tab Home di Outlook menyediakan akses sekali klik untuk tindakan umum. Microsoft menyediakan beberapa Langkah Cepat awal untuk memulai, tetapi Anda juga bisa membuatnya sendiri.

  • Untuk membuat Langkah Cepat kustom, klik Create New di bagian Quick Steps. Pada kotak dialog Edit Quick Step, Beri Nama Langkah Cepat Anda.
  • Kemudian, pilih tindakan dari daftar turun bawah dan klik Add Action. Terus tambahkan tindakan lain yang ingin Anda ambil dalam Langkah Cepat yang sama, klik Add Action setelah masing-masing.

Misalnya, Anda dapat mengatur Langkah Cepat untuk menandai pesan email yang dipilih sebagai sudah dibaca dan kemudian memindahkannya ke folder tertentu.

7. Buka Beberapa Outlook Windows

Jika Anda menggunakan Outlook untuk email, penjadwalan, dan tugas, Anda mungkin ingin membuka banyak jendela Outlook. Itu memungkinkan Anda melihat email, kalender, dan tugas pada saat yang bersamaan alih-alih menggunakan tombol navigasi untuk terus berpindah tampilan.

Untuk membuka jendela Outlook lain, klik kanan pada ikon Outlook di Taskbar dan pilih Outlook 2016. Posisikan windows sesuai keinginan Anda.

Saat Anda menutup Outlook, buka File > Exit di salah satu jendela yang terbuka. Jangan klik X di sudut kanan atas salah satu jendela. Outlook akan membuka waktu berikutnya dengan jumlah jendela yang sama dan di posisi yang sama ketika Anda keluar dari Outlook.

8. Buat dan Kelola Aturan

Anda mungkin tidak selalu ingin mengikuti aturan, tetapi aturan di Outlook bisa sangat berguna. Mereka memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengatur terjadinya peristiwa tertentu berdasarkan tindakan yang terjadi.

Misalnya, Anda dapat memindahkan pesan dengan kata-kata tertentu di baris subjek atau beberapa orang ke folder dan menandai pesan sebagai telah dibaca pada saat yang bersamaan. Anda bisa membuat aturan untuk semuanya sekaligus saat Anda menerima pesan.

  • Untuk membuat atau mengelola aturan, klik Rules di bagian Move pada tab Home dan pilih Manage Rules & Alerts. Kotak dialog Rules and Alerts memungkinkan Anda untuk membuat, mengubah, dan menjalankan aturan secara manual.
  • Klik New Rule untuk membuat aturan dan kemudian ikuti langkah-langkah di Rules Wizard.

Salah satu fitur yang kurang di Outlook adalah kemampuan untuk secara otomatis BCC diri Anda pada email.

9. Ubah Nama Akun Outlook Anda

Saat Anda menambahkan akun email ke Outlook, nama default untuk akun tersebut adalah alamat email Anda, yang ditampilkan di panel kiri. Tetapi Anda dapat mengubah nama akun menjadi yang lebih deskriptif yang akan membuatnya lebih cepat untuk menemukan akun yang Anda cari. Bermanfaat jika Anda memiliki banyak akun email di Outlook.


  • Untuk mengubah nama akun, klik kanan pada nama akun saat ini di panel kiri (bukan Kotak Masuk untuk akun) dan pilih Account Properties. Atau buka File > Info (layar Account Information).
  • Lalu, buka Account Settings > dan pastikan tab Email aktif di kotak dialog Account Settings. Seharusnya secara default.
  • Pilih akun dalam daftar yang Anda ingin ubah namanya (jika belum dipilih) dan kemudian klik Change.
  • Ubah Account name di bawah General Settings pada kotak dialog Account Settings. Klik Next dan kemudian klik Done.

10. Gunakan Switch Baris Perintah Outlook

Outlook menyediakan saklar baris perintah yang memungkinkan Anda untuk melakukan berbagai operasi. Jika Anda lebih suka menggunakan keyboard daripada mouse, Anda bisa mempercepat operasi di Outlook dengan menggunakan sakelar baris perintah. Mereka juga dapat membantu Anda memecahkan masalah di Outlook.

Misalnya, Anda dapat membuat pesan email baru dengan penerima dengan membuka kotak dialog Run (tombol Windows + R) dan memasukkan perintah berikut di kotak Lalu Open, mengganti alamat email dengan alamat penerima Anda.

outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com

Alat untuk membuat Outlook lebih bermanfaat
Ini semua adalah fitur yang populer, dan tidak dikenal yang membuat Outlook jauh lebih kuat daripada Mail dan klien surat desktop lainnya. Fitur ini tidak cukup untuk Anda. 

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel